Algemene voorwaarden ICT Dienstverlening

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten die daaruit voortvloeien tussen ICT Roermond te Swalmen, Kamer van Koophandel 63712717 en haar wederpartijen (“Opdrachtgever”).

Bepalingen of voorwaarden gesteld door Opdrachtgever die afwijken van, of niet voorkomen in, deze algemene voorwaarden zijn voor ICT Roermond alleen bindend indien en voor zover dat uitdrukkelijk schriftelijk is aanvaard.

  1. Offerte en aanvaarding

1.1. ICT Roermond stelt een offerte op waarin ICT Roermond aangeeft welke werkzaamheden (“de Diensten”) ICT Roermond aanbiedt te verrichten, wat bij de Diensten inbegrepen is en welk bedrag daarvoor verschuldigd zal zijn. Uitsluitend de in de offerte aangegeven omschrijving van de Diensten is bindend.
1.2. In het algemeen omvatten de Diensten levering van hardware, ondersteuning op afstand, ondersteuning op locatie, configuratie en installatie van software, configuratie en installatie van hardware , onderhoud van hardware en software, en al hetgeen daarmee samenhangt. Andere werkzaamheden worden alleen verricht indien dit in de offerte vermeld is.
1.3. Een offerte is geheel vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na verzending, tenzij anders aangegeven in de offerte. ICT Roermond kan nimmer verplicht worden een aanvaarding na deze periode aan te nemen, maar indien ICT Roermond daartoe overgaat, is de offerte alsnog aanvaard.
1.4. De overeenkomst komt tot stand op het moment waarop de mededeling inhoudende aanvaarding van de offerte door Opdrachtgever wordt ontvangen door ICT Roermond. De offerte dient door Opdrachtgever te worden ondertekend en schriftelijk of per e-mail te worden geretourneerd.
1.5. Indien Opdrachtgever niet expliciet aangeeft akkoord te gaan met de offerte, maar er desondanks mee instemt, of die indruk wekt, dat ICT Roermond werkzaamheden verricht die binnen de omschrijving van de Diensten vallen, dan wordt de offerte als aanvaard beschouwd. Dit geldt ook wanneer Opdrachtgever ICT Roermond verzoekt bepaalde werkzaamheden te verrichten zonder een formele offerte af te wachten.
1.6. Het wijzigen van de Diensten is alleen mogelijk met instemming van beide partijen, behoudens voor zover elders in deze voorwaarden anders is bepaald.
1.7. ICT Roermond zal bij verzoeken om meerwerk een passende offerte uitbrengen.

  1. Levering van de Diensten

2.1. Nadat de overeenkomst tot stand is gekomen zullen de Diensten zo spoedig mogelijk door ICT Roermond uitgevoerd worden conform de offerte, daarbij rekening houdend met redelijke wensen van Opdrachtgever.
2.2. Opdrachtgever is gehouden al datgene te doen en laten wat redelijkerwijs wenselijk en nodig is om een juiste en tijdige uitvoering van de Diensten mogelijk te maken. In het bijzonder draagt Opdrachtgever er zorg voor dat alle gegevens, waarvan ICT Roermond aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Diensten, tijdig aan ICT Roermond worden verstrekt.
2.3. Opdrachtgever zal ICT Roermond toegang geven tot alle plaatsen, diensten en accounts onder haar beheer (zoals webhostingaccounts) die ICT Roermond redelijkerwijs nodig heeft om de Diensten te leveren.
2.4. ICT Roermond garandeert dat de Diensten zorgvuldig, degelijk en zo goed mogelijk worden uitgevoerd. Indien een goede uitvoering van de Diensten dit vereist, heeft ICT Roermond het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. ICT Roermond is en blijft naar Opdrachtgever toe de verantwoordelijke.
2.5. ICT Roermond is gerechtigd, maar nimmer verplicht, de juistheid, volledigheid of samenhang van de aan hem ter beschikking gestelde bronmaterialen, eisen of specificaties te onderzoeken en bij constatering van eventuele onvolkomenheden de overeengekomen werkzaamheden op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever de betreffende onvolkomenheden heeft weggenomen.
2.6. Tenzij anders overeengekomen is ICT Roermond geen partij bij de levering van diensten van derden, zoals softwarelicenties of hosting die nodig zijn bij Diensten, ook niet indien ICT Roermond deze diensten afneemt ten behoeve van Opdrachtgever.
2.7. ICT Roermond heeft het recht de Diensten (tijdelijk) niet of beperkt te leveren als Opdrachtgever ter zake van de overeenkomst een verplichting tegenover ICT Roermond niet na komt dan wel in strijd handelt met deze algemene voorwaarden.
2.8. ICT Roermond zal zich inspannen bij een verzoek van Opdrachtgever zo snel mogelijk te reageren, maar kan geen concrete toezeggingen over tijden doen, tenzij anders afgesproken in de offerte.
2.9. Opdrachtgever is uitgesloten van het herroepingsrecht tenzij anders schriftelijk overeengekomen of de Opdrachtgever betreft een consument. Voor consumenten geld het wettelijk geldende herroepingsrecht termijn.

  1. Bepalingen over onderhoud

3.1. Onder onderhoud wordt verstaan het laten functioneren van bestaande hardware en/of software conform de offerte of nadere afspraak, en meer algemeen het herstellen van fouten.
3.2. ICT Roermond zal zich inspannen het onderhoud zo goed mogelijk uit te voeren, maar is daarbij vaak afhankelijk van haar leverancier(s) en derden voor updates, foutherstelsoftware (‘patches’) of reserve-onderdelen. ICT Roermond is gerechtigd bepaalde updates of patches niet te installeren als dit naar haar oordeel een correcte werking van de software niet ten goede komt of niet in het belang is van Opdrachtgever.
3.3. Als onderdeel van het onderhoud zal ICT Roermond zich inspannen om fouten in de Werken en bijbehorende software te herstellen. ICT Roermond is hierbij echter afhankelijk van leverancier(s) en derden. Bij nieuwe functionaliteit of wijzigingen die het functioneren van de software wezenlijk kunnen veranderen zal ICT Roermond hier vooraf overleg over voeren met Opdrachtgever.
3.4. ICT Roermond zal zich inspannen om door Opdrachtgever verzochte veranderingen toe te voegen aan de software. ICT Roermond is steeds gerechtigd een verzoek te weigeren als deze naar haar oordeel niet haalbaar is of een goede werking of beschikbaarheid van de software kan belemmeren.
3.5. Indien naar het oordeel van ICT Roermond een verzochte verandering het functioneren of de veiligheid van de software negatief kan beïnvloeden, zal ICT Roermond dit schriftelijk melden aan Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever desondanks staat op de verandering en ICT Roermond deze doorvoert, geschiedt zulks op eigen risico van Opdrachtgever en zonder enige aansprakelijkheid voor ICT Roermond.
3.6. Indien Opdrachtgever zelfstandig een wijziging aan door ICT Roermond geleverde resultaten wenst door te voeren, geschiedt dit geheel op eigen risico en verantwoordelijkheid van Opdrachtgever, tenzij Opdrachtgever de gewenste wijziging vooraf aan ICT Roermond heeft gemeld en ICT Roermond deze schriftelijk heeft goedgekeurd. ICT Roermond kan aan deze goedkeuring voorwaarden verbinden.

  1. Bepalingen over remote support

4.1. Ondersteuning op afstand wordt geleverd per telefoon, e-mail en andere gezamenlijk af te spreken kanalen.
4.2. ICT Roermond zal op verzoek van Opdrachtgever software voorstellen waarmee te ondersteunen computers op afstand kunnen worden benaderd. Het is de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever om te zorgen dat zijn netwerk- en beveiligingsomgeving toelaat dat deze software werkt.
4.3. Indien blijkt dat ondersteuning op afstand niet tot een bevredigende oplossing leidt of niet haalbaar is gezien de aard van het probleem, dan zal ICT Roermond zich inspannen om tegen het normale uurtarief op locatie van Opdrachtgever tot een oplossing te komen.

  1. Verkoop van apparatuur

5.1. Op in het kader van de Diensten geleverde apparatuur garandeert ICT Roermond gedurende een jaar na levering dat deze hardware zal voldoen aan de overeengekomen of redelijk benodigde specificaties. Bij schending van deze garantie zal ICT Roermond kosteloos tot vervanging of herstel overgaan, waarna de garantieperiode opnieuw een jaar zal bedragen.

  1. Installatie en configuratie

6.1. ICT Roermond zal conform de offerte of nadere specificatie overgaan tot configuratie en installatie van apparatuur en software ten behoeve van Opdrachtgever, teneinde een werkende omgeving te realiseren.
6.2. De keuze, aanschaf en beheer van de omgeving waarbinnen de configuratie en installatie plaats zal vinden is uitsluitend en volledig de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever, behoudens voor apparatuur geleverd onder artikel ‘Verkoop van apparatuur’. ICT Roermond zal aanwijzingen geven over de gewenste configuratie. Indien de aangewezen omgeving niet aan de eisen van ICT Roermond voldoet, is ICT Roermond gerechtigd installatie of configuratie te weigeren.
6.3. Opdrachtgever zal op verzoek van ICT Roermond medewerkers en hulppersonen van ICT Roermond alle benodigde toegang verlenen tot de omgeving om installatie, configuratie, onderhoud en aanpassingen mogelijk te maken. Fysieke toegang tot apparatuur van Opdrachtgever zal alleen plaatsvinden als dit noodzakelijk is, en alleen na voorafgaand overleg met Opdrachtgever.
6.4. Indien software van derden geïnstalleerd wordt, dient Opdrachtgever daarvoor te beschikken over afdoende licenties en er voor te zorgen dat de daarin opgenomen bepalingen stipt nageleefd worden. Opdrachtgever vrijwaart ICT Roermond voor aanspraken van derden betreffende installatie en licenties van de software, behoudens voor zover de aanspraken het gevolg zijn van informatie of licenties geleverd door ICT Roermond.

  1. Ontwikkeling van werken

7.1. Indien een Dienst strekt tot het ontwikkelen, configureren en/of aanpassen van Werken zoals websites, databestanden, software, documentatie, adviezen, rapporten, analyses, ontwerpen, teksten, foto’s, films, geluidsopnamen, afbeeldingen, audiovisueel materiaal, logo’s of huisstijlen (hierna: “Werken”), heeft ICT Roermond, tenzij anders overeen gekomen, het recht gebruik te maken van afbeeldingen, software en componenten van derden bij de ontwikkeling, configuratie of aanpassing van Werken.
7.2. Het is ICT Roermond toegestaan gebruik te maken van open source software waarvan de rechten bij derden liggen. Dit betekent onder meer dat ICT Roermond open source software mag leveren aan Opdrachtgever en open source software mag verwerken in Werken die ICT Roermond maakt of aanpast in het kader van een Dienst. Indien de licentie van bepaalde open source software met zich meebrengt dat Opdrachtgever (delen van) de software alleen als open source kan verspreiden, zal ICT Roermond Opdrachtgever afdoende informeren over alle van toepassing zijnde licentievoorwaarden.
7.3. Na oplevering ligt de verantwoordelijkheid op een correcte naleving van de betreffende licenties van derden bij het gebruik van de ontwikkelde Werken bij Opdrachtgever.

  1. Rechten van intellectuele eigendom

8.1. Alle rechten van intellectuele eigendom op alle in het kader van de overeenkomst ontwikkelde of geleverde Diensten of Werken berusten uitsluitend bij ICT Roermond of diens licentiegevers. Uitsluitend indien expliciet in de offerte vermeld of apart expliciet overeengekomen kunnen rechten overgedragen worden aan Opdrachtgever.
8.2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die voortvloeien uit de strekking van de overeenkomst of die schriftelijk worden toegekend en voor het overige zal Opdrachtgever de Werken of andere resultaten van Diensten materialen niet verveelvoudigen of openbaar maken.
8.3. Opdrachtgever is gerechtigd wijzigingen in Werken aan te brengen die zij in gebruiksrecht krijgt.
8.4. ICT Roermond zal de bronbestanden (zoals beeld-, website- of softwarebroncode) van geleverde Werken aan Opdrachtgever ter beschikking stellen na betaling van de betreffende factuur of facturen.
8.5. Het is Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de materialen te verwijderen of te wijzigen uit Werken die zij in licentie krijgt, inclusief aanduidingen omtrent het vertrouwelijk karakter en geheimhouding van de materialen.

  1. Prijzen en betaling

9.1. Voor alle werkzaamheden, met uitzondering van abonnementsdiensten, zal ICT Roermond factureren op basis van de daadwerkelijk gemaakte uren. Voor werkzaamheden buiten kantoortijden kan ICT Roermond een toeslag bedingen van maximaal 200% van het normale tarief.
9.2. ICT Roermond zal voor de door Opdrachtgever verschuldigde bedragen een elektronische factuur sturen aan Opdrachtgever.
9.3. De betalingstermijn van facturen is een maand na de datum van de factuur, tenzij een langere betalingstermijn is aangegeven op de factuur. Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, is hij na het verstrijken van deze periode van rechtswege in verzuim zonder dat hiervoor ingebrekestelling is vereist. Indien een verschuldigd bedrag niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan is over het openstaande factuurbedrag de wettelijke rente verschuldigd.
9.4. Indien Opdrachtgever meent dat (een gedeelte van) een factuur onjuist is, dient hij dit binnen de betalingstermijn aan ICT Roermond te melden. De betalingsverplichting van het betwiste (maar niet het overige) wordt opgeschort totdat ICT Roermond de melding heeft onderzocht. Indien na onderzoek van ICT Roermond blijkt dat de betwisting onterecht was, dient Opdrachtgever binnen zeven dagen het betwiste alsnog te voldoen.
9.5. Bij een niet tijdige betaling is Opdrachtgever, naast het verschuldigde bedrag en de daarop verschenen rente, gehouden tot een volledige vergoeding van zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke incassokosten, daaronder begrepen de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus. In het bijzonder is ICT Roermond in dit geval gerechtigd administratiekosten van € 50 in rekening te brengen.
9.6. De vordering tot betaling is direct opeisbaar ingeval Opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt dan wel algeheel beslag op vermogensbestanddelen van Opdrachtgever wordt gelegd, Opdrachtgever overlijdt, in liquidatie treedt of wordt ontbonden.

  1. Geheimhouding

10.1. Partijen zullen informatie die zij voor, tijdens of na de uitvoering van de overeenkomst aan elkaar verstrekken, vertrouwelijk behandelen wanneer deze informatie is gemarkeerd als vertrouwelijk of wanneer de ontvangende partij weet of behoort te weten dat de informatie als vertrouwelijk bedoeld was. Partijen leggen deze verplichting tevens op aan hun werknemers alsmede aan door hen ingeschakelde derden ter uitvoering van de overeenkomst.
10.2. ICT Roermond zal zich inspannen om te vermijden dat zij kennis neemt van gegevens die Opdrachtgever opslaat en/of verspreidt via de hardware of software waar de Diensten op betrekking hebben, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de overeenkomst of ICT Roermond daartoe verplicht is krachtens een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel. In dat geval zal ICT Roermond zich inspannen de kennisname van de gegevens zo veel mogelijk te beperken, voor zover dit binnen haar macht ligt.
10.3. ICT Roermond mag de kennis die wij hebben opgedaan bij het uitvoeren van de overeenkomst gebruiken voor andere opdrachten, voorzover hierbij geen informatie van Opdrachtgever in strijd met verplichtingen omtrent vertrouwelijkheid beschikbaar komt voor derden.
10.4. De verplichtingen uit dit artikel blijven ook bestaan na beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook, en wel voor zolang als de partij die de informatie verstrekt redelijkerwijs aanspraak kan maken op het vertrouwelijke karakter van de informatie.

  1. Aansprakelijkheid

11.1. ICT Roermond is slechts aansprakelijk tegenover Opdrachtgever in het geval van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst en uitsluitend voor vervangende schadevergoeding, dat wil zeggen vergoeding van de waarde van de achterwege gebleven prestatie.
11.2. Iedere aansprakelijkheid van ICT Roermond voor enige andere vorm van schade is uitgesloten, waaronder onder meer begrepen is aanvullende schadevergoeding in welke vorm dan ook, vergoeding van indirecte schade of gevolgschade, schade wegens misgelopen omzet of winst, schade wegens verlies van gegevens alsook schade wegens overschrijding van termijnen als gevolg van gewijzigde omstandigheden.
11.3. In geval van aansprakelijkheid krachtens het eerste lid zal het maximale bedrag dat ICT Roermond is gehouden te vergoeden, gelijk zijn aan de dekking die de verzekering biedt. Dit maximumbedrag komt te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van ICT Roermond.
11.4. De aansprakelijkheid van ICT Roermond wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst ontstaat slechts indien Opdrachtgever ICT Roermond direct en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn gesteld wordt om de tekortkoming weg te nemen, en ICT Roermond ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat ICT Roermond in staat is adequaat te reageren.
11.5. In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan storingen of uitvallen van het internet, de telecommunicatie-infrastructuur, stroomstoringen, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, in- en uitvoerbelemmeringen en in het geval dat ICT Roermond door zijn eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering in staat wordt gesteld waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet van ICT Roermond kan worden gevergd, zal de uitvoering van de overeenkomst worden opgeschort, dan wel de overeenkomst worden beëindigd wanneer de overmachtsituatie langer dan negentig dagen heeft geduurd, alles zonder enige verplichting tot schadevergoeding.

  1. Duur en opzegging

12.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de termijn nodig voor levering van de Diensten. De overeenkomst kan tussentijds slechts worden opgezegd zoals in deze algemene voorwaarden bepaald, of met goedvinden van beide partijen. Opdrachtgever kan de overeenkomst tussentijds opzeggen tegen betaling van een afkoopsom gelijk aan 50% van de totale waarde van de nog niet geleverde delen van de overeenkomst.
12.2. Na opzegging, beëindiging of ontbinding om welke reden dan ook is ICT Roermond gerechtigd om per direct na de datum waarop de overeenkomst afloopt alle ten behoeve van Opdrachtgever bij hemzelf opgeslagen gegevens te wissen. ICT Roermond is niet verplicht in dat geval Opdrachtgever een kopie van deze gegevens te verschaffen.
12.3. De overeenkomst eindigt automatisch indien een partij in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt dan wel algeheel beslag op vermogensbestanddelen krijgt gelegd, overlijdt, in liquidatie treedt of wordt ontbonden.

  1. Wijzigingen in overeenkomst

13.1. Na aanvaarding mag de overeenkomst slechts met wederzijdse toestemming worden gewijzigd.
13.2. Indien de overeenkomst een duurovereenkomst is, is ICT Roermond echter eens per kalenderjaar gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig aan te passen of uit te breiden. Zij dient hiertoe minstens twee maanden voordat de aanpassingen of uitbreidingen effect zullen krijgen, mededeling te doen aan Opdrachtgever. Wijzigingen in de algemene voorwaarden kunnen een specifieke afspraak echter nimmer opzij zetten.
13.3. Indien Opdrachtgever binnen deze periode bezwaar maakt, zal ICT Roermond overwegen of zij de bezwaarlijke aanpassingen of uitbreidingen in wenst te trekken of niet. ICT Roermond zal van deze beslissing mededeling doen aan Opdrachtgever. Indien ICT Roermond bezwaarlijke aanpassingen of uitbreidingen niet wenst in te trekken, heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst op te zeggen per de datum dat deze effect zullen krijgen.
13.4. ICT Roermond mag op elk moment wijzigingen in deze algemene voorwaarden doorvoeren als deze noodzakelijk zijn vanwege gewijzigde wettelijke regelingen. Tegen dergelijke wijzigingen kan Opdrachtgever geen bezwaar maken.
13.5. Bovengenoemde regeling is tevens van toepassing op prijzen.

  1. Slotbepalingen

14.1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter voor het arrondissement waarin ICT Roermond gevestigd is.
14.2. Indien enige bepaling uit deze overeenkomst nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele overeenkomst aan. Partijen zullen in dat geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke overeenkomst en deze algemene voorwaarden gestalte wordt gegeven.
14.3. Onder “schriftelijk” valt in deze voorwaarden ook e-mail en communicatie per fax, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat. Partijen zullen zich inspannen de ontvangst en inhoud van communicatie per e-mail te bevestigen.
14.4. De door ICT Roermond ontvangen of opgeslagen versie van enige communicatie geldt als authentiek, behoudens tegenbewijs te leveren door Opdrachtgever.
14.5. Iedere partij is slechts gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. In afwijking hiervan is ICT Roermond steeds gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een moeder-, dochter- of zustermaatschappij.
14.6. Deze algemene voorwaarden kunnen worden aangevuld met voorwaarden gekoppelt aan een specifiek product of dienst. Indien een lid dubbel voorkomt (bijvoorbeeld betalingstermijnen/methode) dan is het lid dat in de voorwaarden beschreven staan die het dichts bij het afgenomen product/werk/dienst liggen leidend.